Här är de gömda kungapärmarna
Uppdaterad 2013-06-13 | Publicerad 2013-06-01
Så smusslar länsstyrelserna undan känslig korrespondens med hovet
Länsstyrelserna skryter om sin öppenhet, enkelhet och förtroendeskapande.
Men på många håll i landet finns kungapärmar – korrespondens med hovet som systematiskt stoppas undan utan att diarieföras.
– På det här sättet undanhåller man intressant information för medborgare och journalister, säger Katarina som jobbar på en av landets länsstyrelser.
De blå pärmarna står på en hylla vid Maria Tholén Barmarks skrivbord på länsstyrelsen i Kalmar.
Aftonbladet kan i dag avslöja att de fyra pärmarna till vänster är så kallade kungapärmar.
De innehåller allmänna handlingar som vem som helst har rätt att se, men eftersom de inte är registrerade är de omöjliga att hitta för medborgare och journalister.
Maria Tholén Barmark är sekreterare åt landshövding Stefan Carlsson och har precis som sina kolleger på flera andra länsstyrelser kungapärmar i sitt rum.
En stor del av materialet i kungapärmarna är brev och mejl som rör kungen och drottningen. Men det finns också en hel del annat, bland annat protestskrivelser från privatpersoner om känsliga naturområden och miljöfrågor.
– Det innebär att det är väldigt svårt för utomstående att veta vad som kommer in, det kommer naturligtvis klagomål, inbjudningar och skrivelser som inte går att hitta för gemene man, säger Katarina som egentligen heter något annat.
På flera håll i landet känner inte de anställda till varför man inte diarieför allt.
– Inte vet jag, det behövs inte, säger Karina Georgsson som är sekreterare åt landshövdingen Lars Bäckström i Västra Götaland.
Saknar förklaring
Hos landshövdingen Margareta Pålsson i Skåne är det sekreteraren Ros-Marie Åkesson som har hand om kungapärmarna. Hon har inte heller någon förklaring till varför det ser ut som det gör.
– Man har alltid haft ett sådant diarium, eller inte diarium, det ska jag inte säga. Man har gjort så här så länge jag har varit här och jag har varit här i 46 år.
Enligt lagen behöver inte alla handlingar registreras, men de måste hållas väl ordnade och det ska vara enkelt att se om de har kommit in till en myndighet. Men så fort en handling beläggs med sekretess måste den diarieföras.
När Aftonbladet begär ut korrespondensen med hovet från länsstyrelserna runt om i landet får vi från vissa håll ut allt, medan andra hävdar att en del är privata brev till landshövdingen, som inte lämnas ut.
Länsstyrelserna i Stockholm, Östergötland och Västernorrland vägrar att lämna ut flera av handlingarna med motiveringen att det rör privata brev mellan hovet och landshövdingen.
Precis samma handlingar bedöms vid andra länsstyrelser som allmänna och har därför lämnats ut.
Även om ytterst få personer känner till kungapärmarna så uppger flera länsstyrelser att allmänheten har rätt att ta del av innehållet.
– Då hade vi gått igenom pärmen först och tittat vad som fanns naturligtvis, säger stabsdirektör Sten Olsson vid länsstyrelsen i Östergötland.
Enligt Olsson blandas allmänna handlingar och brev som myndigheten bedömer som privat korrespondens i kungapärmarna.
Så det förvaras inte bara allmänna handlingar i pärmarna?
– Nej, det behöver det inte nödvändigtvis göras.
”Syftet kan ifrågasättas”
Juristen Johan Bålman som jobbar i e-delegationen, en kommitté under näringsdepartementet, tycker att systemet med kungapärmarna kan ifrågasättas.
– Andan i offentlighets- och sekretesslagen är att man ska hålla en god offentlighetskultur och man kan fråga sig om man verkligen uppfyller det när diariet finns på flera ställen och man inte vet var man ska leta.
Även juridikprofessorn Alf Bohlin är tveksam till systemet med pärmarna.
– Det är inte förbjudet att ha det så, men det är ett system som försvårar för allmänheten att hitta och ta del av handlingar.
De utnyttjar kryphål i lagen
Enligt offentlighets- och sekretesslagen, femte kapitlet, paragraf 1, ska allmänna handlingar registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet, om inte annat följer av andra till fjärde styckena.
Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats.
Om det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad.