Jag får hundra mejl om dagen

Mejlen i all ära. Men det kan bli för mycket.

Jobb eller privat. Skilj på dem och ta kontrollen över e-postandet.

  Numera kan man sköta de flesta av sina kontakter via mejl. Att mejlen är en viktig kommunikationsväg är en sak som är säker, men det får inte gå till överdrift. Lär dig att hantera ditt mejlande för att undvika mejlstress!

I jobbsyfte är mejl bra – om den används i måttlig mängd. Kollegan i rummet bredvid behöver du inte mejla ditt ärende till, utan istället ta det personligen. Att ha två olika mejlkonton underlättar också: ett för jobb och ett för privata relationer.

Du behöver inte svara på alla mejl. Vänner kan du oftast ringa till och kollegor kan mötas personligen.

Att få kontroll över sitt mejlande handlar om att tänka till. Kan jag kontakta den här personen på annat sätt?

Vissa saker är bra att hantera via mejl, andra mindre bra. Det värsta tänkbara är att sköta obehagliga saker via datorn, det är en form av feghet. Förvisso kan det vara lättare att ”skriva av sig”, men i slutändan måste du våga ta konflikter personligen.

Positiv kritik och beröm är däremot bra att ta upp i mejl. Likaså korta överenskommelser, som att boka möten och informera om aktuella händelser.

Ett blinkande brev på datorskärmen betyder inte att du omedelbart måste trycka på ”läs”. Det kan vänta. Det omedelbara läsandet leder till slut till stress. Då känns mejlandet som ett måste, och det är det faktiskt inte. Det är ett effektivt hjälpmedel. Men mejlen får inte ta över vår vardag.

Anna-Viktoria Rylander, informationschef på Halogen, är en proffsmejlare.

Hon får 100 mejl om dagen och hon vet hur man sköter mejlandet effektivt.

– Jag prioriterar mejl som kommer utifrån, så att de får svar snabbt. Vi arbetar med digital kommunikation och då är det viktigt att visa att det fungerar snabbt och effektivt. Vilket mejl faktiskt gör.

Interna mejl sköter Anna-Viktoria på ett annat sätt.

– Om jag får ett internt mejl svarar jag kort. Sedan tar jag kontakt på det sätt som är lämpligast beroende på ärendet: personligen, per telefon eller med ett längre svarsmejl.

Enligt Anna-Viktoria ska man inte underskatta personlig kontakt.

– Glöm inte telefonen. Ofta är det lättare att komma fram till något genom en konversation. Att diskutera via mejl är inte bra, det krävs för många mejl för att komma fram till något. Dessutom missar man mycket i affärsrelationer genom att bara ha kontakt via mejl.

Att inte fastna i långa utläggningar via mejl ser Anna-Viktoria som en viktig del av hennes mejlande. Det ska vara kort. Ett annat viktigt moment är att inte vakta mejlen hela tiden.

– Jag tittar i inkorgen ungefär en gång i timmen, annars avbryts arbetet hela tiden. När jag håller på med något jobb som kräver mycket koncentration så stänger jag av mejlen helt.

För att hålla isär mejlandet har Anna-Viktoria en privat mejl på ett annat konto. Där håller hon kontakt med sina vänner. Anna-Viktoria är fri från arbetsmejl på sin fritid.

– Jag kollar inte mejlen på kvällar och helger längre, vilket jag gjorde tidigare. Man måste komma bort från mejlandet ibland.

Sean Wiklund, 24, studerande, är en riktig långskrivare. Hans mejl påminner om romaner.

Sean tycker att det är viktigt att ge detaljerad information till sina mejlmottagare.

– Jag tenderar att flyta ut i jättelånga mejl. Anledningen är min livsfilosofi att man ska lägga ner hjärta och själ i allt man gör. Då blir det långt.

Seans vänner är inte alla lika entusiastiska över hans långa mejl.

– Vissa skickar tillbaka mina mejl och skriver att de inte vill ha några fler. Men det struntar jag i och skickar fler, säger Sean.

Anledningen till längden är att Sean visar sina känslor för mottagaren. Det blir många smilegubbar och andra känsloförklaringar.

– Jag vill liksom visa känslor i mina mejl. De ska också vara detaljrika och utförligt skrivna. Jag tycker mycket om att skriva. Jag gör mina mejl mer till en berättelse helt enkelt.

Peter Danebo, 33, vaktmästare, har hittat tjusningen med att träffa nytt folk via mejl. Han raggar helt enkelt på internet.

– Jag flörtar på internet. Först träffar man en trevlig tjej på någon chatt. Sedan går man över till att mejla. Internet är bra på det sättet att det inte blir så ytligt. Här lär man ju känna en person innan man ser hur personen ser ut. Dessutom är det riktigt roligt.

Tyvärr finns det många som utger sig för att vara någon annan än de är. Men Peter har lärt sig att lägga märke till dem som är oseriösa.

– Jag har faktiskt träffat en tjej i verkligheten som jag började att mejla med. Först snackade vi i telefon och sen bestämde vi oss för att träffas. Vi är väldigt likasinnade och har kontakt fortfarande.

Vilken mejltyp är du?

Sofia Westman