Annons
Så får du ordning i e-postkaoset
Expertens bästa knep – som minskar stressen
Få kontroll över din inkorg och undvik rädslan över att missa något.
Här är expertens bästa strategi – och metoden du ska undvika.
– Använd inte din inkorg som ett arkiv, säger Jørn Kippersund, inbox-expert.
Är du typen som aldrig har ett enda olästa mail i inkorgen, eller växer antalet olästa meddelanden på hög?
Oavsett hur "bra" du är på att läsa din e-post, är det många som inte har särskilt god överblick över innehållet i inkorgen, vilket kan skapa onödig stress i vardagen.
– De två viktigaste motivationsfaktorerna för att få kontroll över din inkorg är att undvika oro över att missa något, och att slippa hantera uppgifter flera gånger, säger Jørn Kippersund, som håller föredrag och kurser om just "inbox-kontroll.
Han menar att man ska se på varje e-post i inkorgen som en uppgift, som i de flesta fall löses genom att arkiveras eller tas bort.
– Många människor använder sin inkorg som ett arkiv. Ett problem som uppstår då är att det blir en otydlig linje mellan olösta och lösta uppgifter.
Hans råd är att bara behålla e-post som kräver en handling från dig i inkorgen. Alla andra meddelanden ska tas bort eller arkiveras. Då kan du enkelt prioritera de viktigaste ärendena och du har hela tiden kontroll över pågående uppgifter.
Ordning med några enkla knapptryckningar
Om du inte precis har skapat ett nytt e-postkonto, kan det tyckas oöverstigligt att rensa upp en inkorg med en hel del gammalt innehåll. Lösningen är dock pinsamt enkel, enligt Kippersund.
– Flytta alla e-postmeddelanden till en mapp som du till exempel kallar "arkiv". Det är inte så viktigt var man lägger färdighanterad e-post, så länge de inte finns i inkorgen.
Du ska därför inte lägga ut hundratals meddelanden i "riktiga" mappar – och du behöver inte oroa dig för att förlora viktiga mejl.
– Det viktigaste sättet att hämta gamla e-postmeddelanden på är ändå att använda sökfunktionen. Det är snabbare än att bläddra bland de många mappar som man ändå aldrig lyckas organisera.
Efter att du rensat inkorgen en sista gång behöver du scanna över den nyfyllda arkivmapp och flytta tillbaka de e-postmeddelanden till inkorgen som du vet kräver ett svar från dig innan de kan arkiveras eller tas bort.
Efter att du gjort det kommer du lätt hitta de olösta uppgifter i inkorgen.
Tre enkla regler för att hålla inkorgen ren
Det är när inkorgen är tom som det verkliga arbetet börjar. Ändrar du inte på dina rutiner kommer nämligen inkorgen snabbt fyllas upp igen.
För att hålla ordning på lång sikt, råder Kippersund dig att följa dessa tre regler:
1. Undvik att kontrollera din mejl hela tiden
Om man alltid är tillgänglig via e-post, är man hela tiden mottaglig för att avbrytas. Därför menar Kippersund att det är klokt att undvika att kontrollera sin e-post hela tiden – och stänga av push-notiser om du har möjlighet.
– Vi vet att multitasking egentligen inte fungerar. Att ständigt avbryts av inkommande e-post är en tvingas växla mellan olika sammanhang och uppgifter – som stjäl kapacitet. Därför tror jag att man ska ha några e-post-fria tider under arbetsdagen.
2. Hantera uppgifter endast en gång
Enligt Kippersund bör du läsa din mejl enbart när du har möjlighet att hantera den
– Målet är att alla uppgifter endast ska hanteras en gång. Det finns naturligtvis ett ideal, och ingen kommer att lyckas jämt. Men om du vet att du inte kan hantera meddelanden som kommer in, så bör du också undvika att kolla i inkorgen.
3. Ta bort alla e-postmeddelanden som är hanterade
Har du läst ett mejl och avslutat det, så ska det mejlet tas bort från inkorgen direkt. Om du lär dig några snabbkommandon, till exempel i Outlook, blir arkivering och radering av e-post lika enkelt som att klicka vidare till nästa e-post, förklarar Kippersund.
– I varje e-postprogram, även i Gmail och Hotmail, kan du aktivera snabbkommandon för att flytta e-post till olika mappar. Lär dig dessa och öva dig så att du kan använda dem. Då blir det till en vana att hantera mejlet direkt första gången du läst det, och du kommer att spara en hel del tid, samtidigt som du får kontroll över dina olösta problem.
EXTERN LÄNK: